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Das Jobcenter Ebersberg verbessert den Kundenservice

01.12.2017 - Mit Hilfe der elektronischen Akte werden seit 27. November 2017 im Jobcenter Ebersberg die klassische Aktenhaltung und alle Dokumente nach und nach abgelöst. Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister. Kundinnen und Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren. Der Nutzen für die Kundinnen und Kunden: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünft

Das Jobcenter Ebersberg hat seit Montag, 27. November 2017 die elektronische Akte (EAkte) eingeführt.
Alle Anträge, Dokumente und sonstige Schreiben, die beim Jobcenter in Papierform eingehen, werden künftig eingescannt und in einer elektronischen Kundenakte gespeichert.

Die EAkte ist ein weiterer Baustein auf dem Weg in ein papierloses Büro. „Das Jobcenter wird seinen Kundenservice mit diesem Entwicklungsschritt nach einer Anlaufphase weiter verbessern können“, sagt Geschäftsführer Hermann Schmidbartl. „Durch die EAkte sind die Schriftstücke auf dem Bildschirm abrufbar. Dadurch können telefonische und persönliche Anfragen einfacher und schneller beantwortet werden“.

Der Einhaltung des Datenschutzes wird höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.

Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden des Jobcenters umfasst etwa 300 Seiten, oft auch mehr. In den Ebersberger Aktenregalen lagern zurzeit etwa 5 Millionen Blatt Papier (Akten sind 10 Jahre aufzubewahren). Die elektronische Akte hilft dabei, diese Flut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten im Jobcenter zu sparen.

Wichtig für alle Jobcenter-Kunden ist Folgendes:
Das Jobcenter Ebersberg informiert bereits seit einigen Wochen durch Flyer, dass keine Originale mehr benötigt werden.
Nach der Digitalisierung werden die Unterlagen in Papierform „nur“ noch acht Wochen aufbewahrt und anschließend vernichtet.
Kunden sollten also insbesondere von Urkunden, Arbeits- oder Mietverträgen, Zeugnissen usw. nur noch Kopien einreichen.

Im Jobcenter steht den Kundinnen und Kunden ein kostenloser Kopierer zu Verfügung.


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